Trello. Qué es, para qué sirve y cómo funciona

¿Qué es Trello? Trello en una de las aplicaciones de gestión de proyectos más utilizadas tanto a nivel profesional como personal. Personalmente, la primera vez que la abrí me pareció una aplicación de lo más simple, y te  soy sincero, pensé ¿para qué sirve Trello realmente? No me parecía que esta aplicación fuera a ayudarme mucho porque parece muy simple.

Pero muchos amantes de la productividad personal y colegas de trabajo me la recomendaban con mucha vehemencia. Me decían que con esta herramienta de gestión se podía organizar prácticamente todo, desde nuestras tareas profesionales a nuestras tareas personales de una forma muy flexible y versátil.

Entonces decidí probarla ya que necesitaba cambiar mi ‘Excel donde apuntaba mis tareas’ por algo más avanzado. A simple vista destaca su disposición en forma de tablones virtuales como una especie de ‘post-its‘ o notas donde puedes ir creándolos y organizándolos por prioridades, fechas y con un amplio campo de anotaciones.

Lo también destacable es que está orientado a trabajar en grupo y se puede utilizar desde un navegador Web o desde su APP, teniendo así todo tipo de accesos y así agilizar el trabajo en red

1. Qué es Trello y para que sirve

Trello es una aplicación basada en el método Kanban y sirve para gestionar tareas permitiendo organizar el trabajo en grupo de forma colaborativa mediante tableros virtuales compuestos de listas de tareas en forma de columnas.

Es perfecta para la gestión de proyectos ya que se pueden representar distintos estados y compartirlas con diferentes persona que formen el proyecto. Con ella se intenta mejorar las rutinas de trabajo de un equipo generando prioridades, tiempos, avisos y otras opciones perfectas para organizar un proyecto en el que colaboran varias personas.

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2. Porqué usar con Trello

Trello no solo es líder en el sector empresas donde muchos proyectos organizan el trabajo grupal con esta plataforma sino que también muchos autónomos y particulares la utilizan en su día a día para organizar y priorizar sus tareas diarias.

Lo interesante de Trello es que se basa en el método Kanban donde se utilizan los famosos To Do, Doing y Done. Esta organización hace gestionar bien el desarrollo de un proyecto y con Trello basta con listar todas las tareas que componen un proyecto e ir colocándolas en tres columnas según su estado:

• 1ª columna: To Do – Por hacer.
• 2ª columna: Doing – Haciéndose.
• 3ª columna: Done – Hecho.

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3. Ventajas de usar Trello

A parte de las ya comentada, existen varias características que hacen a esta aplicación muy útil:

• La versión gratuita es muy útil y dispones de las funciones necesarias para un uso amplio de la misma.
• La aplicación online siendo editable y compartida en tiempo real por todos los componentes del proyecto, no precisando de actualizaciones ni guardados.
• La aplicación es muy simple e intuitiva donde no se necesita de formación ni aprendizaje de los usuarios. Además esto hace que su carga sea muy rápida.
• El sistema de notificaciones te hará saber cuando se hacen cambios en los tableros que quieras. pudiendo controlar cualquier cambio y desviación del proyecto. Estas notificaciones también pueden recibirse por correo electrónico.
• Función de etiquetado de colores muy interesante para destacar y organizar visualmente las tareas o marcar algunas destacadas.
• El motor de búsquedas es muy bueno y rápido. Así poder encontrar la tarea que se precise en el momento que se quiera.
• Se pueden publicar tableros privado o públicos y compartirlo con quien quieras, haciendo que esta aplicación tenga pocos límites.
• Conexión segura y confidencialidad de los datos con copias de seguridad cifradas similares a la que utilizan los bancos.

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4. Cómo funciona Trello

Para saber cómo funciona Trello lo apropiado es que te instales la aplicación y vayas probando. La herramienta es tan sencilla que no necesitarás de mucha ayuda para comprenderla. Aún así, lo mejor es que veas este vídeo-tutorial que te lo explica rápidamente:

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5. Alternativas a Trello

La verdad, para mi y mucha gente esta aplicación ya nos bastaría para cubrir nuestras necesidades. Pero si eres de los que quiere más alternativas a trello, te dejo unas cuantas:

• Asana
• Microsoft Planner
• Kanbanchi
• Archmule
• KanbanFlow
• Boards de Todoist
• Wekan

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Aunque hay apps gratuitas, una imagen visual y física a veces es muy eficaz para conseguir el resultado y, para ello, te bastaran los productos de papeleria online mas basicos: una pizarra blanca, unos post-it y unos rotuladores de colores.

Ya has comprobado qué es Trello y para qué sirve Trello. La verdad que esta aplicación nos organiza la vida, desde cualquier tarea laboral hasta tareas personales.

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